Integritetspolicy

Fastställd av styrelsen 261103

Introduktion

För Clowner utan Gränser är din personliga integritet viktig och vår integritetspolicy beskriver vilka uppgifter vi samlar in, hur vi samlar in och behandlar uppgifterna samt vilka rättigheter du som registrerad har. Vid all hantering av personuppgifter iakttas alltid hög sekretess och säkerhet och behandlingen sker enligt gällande lagar och regler för personuppgiftskydd. Clowner utan Gränser arbetar löpande med integritetsfrågor och vi kan därför komma att uppdatera denna policy.

Personuppgiftsansvarig

Clowner utan Gränser, med organisationsnummer 802402–6521, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.

Personuppgifter som behandlas

Beroende på hur du kommer i kontakt med oss och i vad för ärende, kan olika typer av personuppgifter samlas in och registreras i våra system. För givare sparar vi bland annat namn, adressuppgifter och e-post/telefonnummer för att möjliggöra utskick av ex gåvokort. Vi sparar även information om själva gåvan (datum, belopp, ändamål, betalsätt och gåvotyp). Arbetar du på ett boende, skola, annan organisation eller liknande sparas de uppgifter som behövs för att vi ska kunna kontakta dig. För volontärer, medlemmar, anställda och styrelseledamöter sparar vi kontaktuppgifter – namn, adress, e-post och telefonnummer. För medlemmar sparar vi även uppgifter om kompetenser och medverkan i tidigare projekt, för att kunna matcha rätt person till kommande uppdrag. För att säkerställa att de personuppgifter vi sparar är korrekta och aktuella och möjliggöra god registervård kan kompletterande uppgifter som exempelvis personnummer tas in från offentliga register, till exempel SPAR. Skälet till att vi försöker personnummer-sätta alla som stödjer oss är för att undvika dubbletter och dubbla utskick till dig. Om du inte vill lämna ditt personnummer går det bra att meddela oss det. För månadsgivare krävs personnummer för godkännande av autogirodragning. Blir du månadsgivare via Swish legitimerar du dig i stället via BankID i Swish-appen, och vi samlar då inte in ditt personnummer separat för det ändamålet. Vi behandlar och lagrar även personuppgifter som behövs för att kunna fullgöra våra avtalsenliga och lagenliga förpliktelser.

Vi samlar in och behandlar personuppgifter när

Du fyller i dina uppgifter eller kontaktar oss på några av våra plattformar, via telefon, post, e-post, webbplats eller sociala medier
Du ger en gåva
Du blir månadsgivare
Du besöker vår webbplats och godkänner våra cookieinställningar
Du beställer ett inbetalningskort
Du startar en egen insamling
Du anmäler dig för nyhetsbrev
Du anmäler dig till utbildning eller evenemang som Clowner utan Gränser anordnar
Du lämnar dina uppgifter till oss på exempelvis en mässa eller ett evenemang
Du skickar in en spontanansökan
Du söker en utannonserad tjänst hos Clowner utan Gränser
Du blir medlem/artist/volontär/anställd/styrelseledamot i Clowner utan Gränser
Vi hyr in din adress från extern källa

Barns personuppgifter

Clowner utan Gränser samlar inte avsiktligt in personuppgifter från barn under 18 år utan tillstånd eller medgivande. Vi rekommenderar föräldrar och vårdnadshavare att alltid ta aktiv del i barnens aktiviteter och intressen på nätet.

Fotografier och filmer där en person går att identifiera räknas som personuppgifter enligt GDPR, och omfattas därför av denna policy. I vår programverksamhet möter vi barn i utsatta situationer. Dokumentation av barn, till exempel foto och film, görs alltid med försiktighet för barnets integritet, och godkännande inhämtas från barnet självt (om hen är i en ålder att förstå) samt från vårdnadshavare eller ansvarig person på plats. Detta beskrivs närmare i vår Kommunikationspolicy och våra Riktlinjer för Foto- och synlighet. Foto och rörligt material får användas i kommunikationsaktiviteter i fem år från att materialet togs, och arkiveras därefter. Den som är avbildad, eller dennes vårdnadshavare, kan när som helst kontakta oss för att få en bild eller film borttagen.

Ändamål för behandlingen

Utöver eventuella särskilda ändamål, som i så fall anges vid insamlingstidpunkten, behandlar vi personuppgifter i huvudsak för att:

Informera om vårt arbete och vår verksamhet
Kunna fullgöra beställningar och utskick av gåvokort mm.
Kunna tacka för inkomna gåvor och varor
Kunna öka intäkterna genom frågor om gåvor, höjning av gåvobelopp, start av autogirogivande
Möjliggöra god givarservice, som att hantera frågor om ditt givande, rätta felaktiga uppgifter eller skicka information som du begärt tex nyhetsbrev
Kunna kommunicera förändringar i våra villkor och policydokument
Analysera givarbeteende och givarprofiler för att förbättra marknadsföring, kommunikation och erbjudanden av både generell och riktad karaktär
Genomföra marknadsundersökningar samt skapa statistik, segmentering och profilering på aggregerad nivå (utan att identifiera enskilda givare) för att anpassa information och marknadsföring
Medarbetare, volontärer och medlemmar ska kunna genomföra uppdrag och aktiviteter för Clowner utan Gränser, samt att vi ska kunna matcha rätt kompetens till kommande uppdrag baserat på tidigare medverkan
Kunna uppfylla förpliktelser förenade med medlemskap i Clowner utan Gränser
Kunna uppfylla avtalsenliga och lagenliga förpliktelser

Information som kan lämnas vidare

Clowner utan Gränser säljer aldrig vidare några uppgifter. Vi kan lämna ut viss information till andra företag som behandlar data för Clowner utan Gränsers räkning. Det gäller framför allt leverantören av vårt CRM-system där alla personuppgifter lagras, samt exempelvis betaltjänster, IT-drift, tryckerier och byråer för telemarketing och postala utskick. Detta för att vi ska kunna utföra våra tjänster och uppdrag. Clowner utan Gränser är alltid personuppgiftsansvarig för uppgifterna och förbinder sig till att ha aktuella personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga leverantörer.

Uppgifter som kan överföras utanför EU och EES

De servrar Clowner utan Gränser använder sig av för lagring och hantering av personuppgifter befinner sig inom den inre marknaden (dvs EU:s medlemsstater samt Norge, Island och Liechtenstein) eller hos leverantörer som upprätthåller samma skyddsnivå. Vi använder bland annat Microsoft 365/SharePoint för viss lagring, där Microsoft är anslutet till EU-US Data Privacy Framework. I de fall uppgifter i övrigt lämnas vidare till mottagare utanför EU/EES samarbetar vi endast med partners som upprätthåller samma skyddsnivå som inom EU/EES, genom EU-US Data Privacy Framework, standardavtalsklausuler (SCC) eller andra godkända skyddsåtgärder.

Utöver det som beskrivs ovan kan personuppgifter också föras vidare utanför EU/EES i samband med att volontärer/anställda/förtroendevalda verkar inom ramen för våra internationella uppdrag. Detta har tydliggjorts och godkänts i gällande uppdragsavtal med berörd volontär/anställd/förtroendevalda.

Rättslig grund, lagring och gallring av personuppgifter

I och med att du lämnar dina personuppgifter till Clowner utan Gränser registreras och sparas dina uppgifter, samt behandlas för angivna ändamål. Som rättslig grund för behandlingen hänvisar Clowner utan Gränser till berättigat intresse, uppfyllande av avtal, rättslig förpliktelse eller samtycke. Uppgifterna sparas endast så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålen för behandlingen.

För att fullfölja administreringen av din gåva eller köp med efterföljande hantering använder Clowner utan Gränser de rättsliga grunderna avtal samt berättigat intresse. Du har möjlighet att meddela oss om du inte vill att dina uppgifter ska användas för framtida utskick eller marknadsföring efter att din gåva har registrerats och eventuella utskick kopplade till beställningen har gjorts. Vi kommer då att markera dina uppgifter i vårt system för att säkerställa att du inte kontaktas framöver, med undantag för de fall där vi enligt lag är skyldiga att behålla viss information.

Om du inte meddelar oss annat sparar vi dina personuppgifter i max 36 månader efter din senaste interaktion. Med interaktion menar vi att du skänkt en gåva eller att du valt att prenumerera på vårt nyhetsbrev. Om ingen sådan interaktion skett räknas de 36 månaderna istället från det datum dina uppgifter först registrerades hos oss. Om du valt att få våra nyhetsutskick sparar vi dina uppgifter tills du själv avsäger dig ytterligare utskick.

Personuppgifter från månadsgivare sparas med samtycke och berättigat intresse som rättslig grund så länge medgivandet är aktivt och i max 36 månader efter avslut, för att möjliggöra återkoppling och information till givaren, samt skicka erbjudande om att återuppta sitt månadsgivande.

Personuppgifter som är kopplade till mottagaren av en hyllnings- eller minnesgåva eller mottagare av gåvobevis sparas i max 36 månader efter önskat mottagardatum för gåvobeviset, med berättigat intresse som rättslig grund, och avidentifieras därefter i vårt CRM-system. Mottagarens uppgifter används endast för att administrera och skicka gåvobeviset samt för intern statistik, och mottagaren kontaktas inte i marknadsförings- eller insamlingssyfte.

Personuppgifter från spontanansökningar kan komma att sparas med berättigat intresse som grund i max 6 månader, utannonserade tjänster sparas under rekryteringsprocessen och max 6 månader efter avslutad rekrytering om inte annat överenskommits.

Personuppgifter till samarbetspartners, kontaktpersoner på boenden/skolor etc. sparas med uppfyllande av avtal eller berättigat intresse som grund och kontrolleras regelbundet om de är aktuella och raderas om ändamålet för behandlingen inte längre kvarstår. Om du är involverad i vår verksamhet kan dina uppgifter förekomma i protokoll, minnesanteckningar, fakturor, verifikationer, rapporter, redovisningar, kontakt med samarbetspartners och andra underlag.

Personuppgifter som behövs för uppfyllande av lagenliga eller avtalsenliga förpliktelser kan sparas längre än 36 månader – till exempel sparas räkenskapsmaterial i sju år enligt bokföringslagen, och i vissa fall i tio år när en finansiär kräver det i avtal. Uppgifter om gåvor som ger rätt till skattereduktion (namn/personnummer, datum, belopp och ändamål) sparas i sju år i enlighet med Skatteverkets krav på godkända gåvomottagare.

Samtycke

I de fall samtycke skulle användas som rättsligt grund, specificeras exakt hur dina personuppgifter kommer att samlas in, användas och för vilka ändamål. Ett samtycke kan när som helst återkallas. Att återkalla ett samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som skett innan återkallandet.

Cookies

Vi använder cookies på vår hemsida – vissa är nödvändiga för att webbplatsen ska fungera, andra används bara om du aktivt godkänner det, till exempel för besöksstatistik. När du besöker webbplatsen får du välja om du vill acceptera alla cookies, endast de nödvändiga, eller anpassa ditt val per kategori. Du kan när som helst ändra ditt val via cookie-inställningarna på webbplatsen, eller inaktivera cookies i din webbläsares inställningar. Observera att om du inaktiverar nödvändiga cookies kan vissa funktioner på hemsidan sluta fungera.

Läs mer om vilka cookies vi använder, vem som sätter dem och hur länge de sparas i vår information om cookies på vår hemsida.

Länkar till andra webbplatser

När du lämnar Clowner utan Gränser webbsida via länk till tredje parts webbsida upphör integritetspolicyn för Clowner utan Gränser att gälla.

Säkerhet

De åtgärder som har vidtagits för att skydda personuppgifterna medför en säkerhetsnivå som är lämplig med hänsyn till:

De tekniska möjligheter som finns
Kostnaderna för att genomföra åtgärderna
De särskilda risker som finns med den aktuella behandlingen av personuppgifter
Hur känsliga de personuppgifter som behandlas är

Endast de personer som behöver tillgång till personuppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter, har åtkomst till dem. Clowner utan Gränsers hemsida skyddas och krypteras via SSL. Kommunikation mellan din bank och Clowner utan Gränsers hemsida sköts av Nets och Swish, som är godkända av svenska banker för att förmedla betaltransaktioner i högsta säkerhetsklass.

Dina rättigheter och val

Du har alltid rätt att få dina uppgifter rättade, ändrade eller raderade. Det finns dock vissa undantag från rätten till radering och det gäller om det är nödvändigt för att tillgodose andra viktiga rättigheter som till exempel bokföringslagen
Du kan när som helst meddela oss om du inte vill att vi kontaktar dig exempelvis via fysiska brev eller telefon. Vi kan dock komma att kontakta dig med information gällande ändringar eller uppdateringar av villkor och avtal
Du har alltid rätt att tacka nej till direktmarknadsföring
Du har rätt till dataportabilitet (rätt att få dina personuppgifter flyttade) under förutsättning att den rättsliga grunden är samtycke eller avtal. De uppgifter du då kan få ut är personuppgifter som rör dig, som du själv tillhandahållit oss eller som genererats av dina handlingar. Begäran om dataportabilitet görs skriftligen på avsedd blankett.
Du har rätt att kostnadsfritt få ett utdrag på de personuppgifter som rör dig och som Clowner utan Gränser behandlar. Skicka då in en skriftlig undertecknad begäran till adressen under kontaktuppgifter.
Du har rätt att göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse eller som sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse, efter en intresseavvägning.
Du har rätt att framföra synpunkter över behandlingar som utförs av oss. Vi tar gärna emot tips på förbättringar. Du har även möjlighet att höra av dig till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) med eventuella klagomål.

Ansvarig

Det är Clowner utan Gränsers styrelse som ansvarar för att fastställa och uppdatera de policys som organisationen behöver. Styrelsen ger i uppdrag till generalsekreteraren att säkerställa verkställandet av dessa policys i det dagliga arbetet inom organisationen genom att ta fram riktlinjer och rutiner. Policyn revideras minst vartannat år och antas av styrelsen.

Kontaktuppgifter

För ytterligare information om Clowner utan Gränsers personuppgiftshantering är du varmt välkommen att kontakta oss.

Clowner utan Gränser
c/o Fabriken
Textilgatan 33
120 30 Stockholm

08–286550
info@clownerutangranser.se